Bien organiser un séminaire : le rôle-clé de la planification
La planification est probablement l’élément le plus important de l’organisation de réunions fructueuses. Comme l'explique le blog marketing fouineteau.fr, la principale cause d’échec est à chercher dans une mauvaise planification.
En séminaire, la tentation de se déconcentrer est grande. Pour cette raison, la planification des réunions et sessions de travail est essentielle.
Une tâche chronophage et capitale
Il est tout à fait courant que les formateurs professionnels affectent autant ou même plus de temps à la planification qu’à la tenue elle-même d’une réunion. La planification est aux réunions à peu prés ce que l’architecture est à la construction. Dans la phase de planification ou d’architecture, l’architecte doit définir précisément le genre de bâtiment qu’il veut construire, les matériaux disponibles, l’environnement dont il doit tenir compte, l’usage futur du bâtiment, le fonds dont il dispose, etc. Muni de toute cette information, il doit tenter d’élaborer des plans qui offriront le meilleur compromis entre les diverses variables. La qualité du bâtiment dépendra largement, en définitive, de la qualité de cette phase architecturale. Sans un bon ensemble de plans, même la meilleure équipe de constructeurs ne parviendra pas à faire un bâtiment satisfaisant.
Prendre du recul sur les éventuels échecs et succès
La planification a une valeur seconde, en plus de son utilité première pour assurer les bons résultats de la réunion elle-même. Elle nous fait assez prendre conscience de ce que nous tentons de faire pour nous permettre d’évaluer sagement nos résultats futurs. Si nous définissons bien, dès le début, ce que nous essayons d’accomplir, les méthodes que nous allons employer, il nous sera beaucoup plus facile, à l’issue de la réunion, de savoir ce qui a réussi et ce qui a échoué. Si nous avons bien travaillé, nous pourrons, aux termes de notre programme, nous livrer à une analyse très fouillée, qui nous sera d’un grand secours pour la préparation de réunions futures.